Praktické rady k MS 2014+ - https://mseu.mssf.cz

Prostředí systému MS2014+ je již pověstné svoji nelogičností a nestabilitou. Uživatelé tak alespoň vyzkouší hrance své trpělivosti při práci se systémem a tolerantnosti při posouzení poměru cena / výkon tohoto systému v porovnání s produkty, které nabízí drtivá většina uživatelských řešení poskytnutých podnikatelskou sférou. Takže vám přinášíme alespoň ty nejzákladnější postřehy. Níže uvedená doporučení se však mohou časem změnit, protože systém prochází čas od času změnami, někdy k lepšímu, někdy k horšímu.

Dbejte na to, aby jste ostré prostředí nezaměnili testovací prostředí na adrese https://mseu-sandbox.mssf.cz

HW a SW požadavky

Bezproblémové fungování aplikace MS2014+ je garantované pouze v prohlížečích Internet Explorer, Firefox a Google Chrome, a to pouze v jejich nejnovějších verzích.
V poslední době elektronický podpis nefunguje přes prohlížeč Chrome
Pro zadávání dat do žádosti musí být v internetovém prohlížeči zapnutý JavaScript. Pro tisk žádostí musí být na počítači nainstalovaná poslední verze Adobe Acrobat Readeru.
Jeden uživatel může mít několik profilů, když např. bude pracovat pro více organizací, založí si pro každou organizaci jeden profil a pod každým profilem uvidí příslušné projekty (podobná logika jako u aplikace Benefit 7)

Depeše – problém se systémem

Může se stát, že se přijatá depeše neobjeví v seznamu depeší na hlavní stránce. V takovém případě je možné nalézt depeši u konkrétního projektu na záložce „Přehled depeší“. V tomto případě, ale nemusí žadateli dojít upozornění o přijaté depeši na mail nebo telefon.

Elektronický podpis

Správci projektu s úlohou signatář mají pravomoc elektronicky podepisovat dokumenty projektu (včetně žádosti o podporu) v celém jeho životním cyklu.
Signatářem může být statutární zástupce žadatele/k podpisu oprávněná fyzická osoba, nebo uživatel pověřený plnou mocí. Signatáři musí mít před podpisem příslušného dokumentu platný, certifikační autoritou zaregistrovaný elektronický podpis.
Jeden správce projektu může mít přiděleno několik úloh signatáře, ty jsou zadány ke každému projektu ve fázi editace žádosti o podporu.
Ke každému typu signatářů může být přiřazeno několik zaregistrovaných uživatelů, kteří se mohou buď vzájemně zastupovat, nebo podepisují příslušný dokument společně, v takovém případě bude zadáno pořadí schvalování a podepisování.

Plné moci

V rámci výběru typu plné moci uživatel vybere, zda se jedná o plnou moc elektronickou, která je zadávána podepsáním předvyplněného formuláře v rámci ISKP14+, nebo listinnou, tedy plnou moc ověřenou notářským zápisem.
V případě elektronické plné moci je třeba k vyplněnému formuláři v ISKP14+ připojit elektronický podpis obou uživatelů – jak zmocnitele, tak i zmocněnce.
V případě listinné plné moci je třeba ji převést autorizovanou konverzí do elektronické podoby (nestačí pouhý sken) a tento soubor připojit k formuláři; takovou plnou moc již nepodepisuje zmocnitel, podpis připojí pouze zmocněnec, který tímto způsobem stvrdí přijetí pověření k podpisu dané úlohy.
Aby byla plná moc platná, je třeba vyplnit její platnost od (shodné s datem podpisu) a platnost do (v případě, že listinná plná moc není časově omezená, vyplní se datum po dobu trvání projektu + případně udržitelnosti). Funkce kontrola žádosti nenajde chybu, v případě že pole „platnost do“ není vyplněno, ale taková plná moc není platná!
Dále je nutné na záložce Plné moci vyplnit úlohu, k jejímuž podpisu zmocnitel zmocněnce pověřuje – tedy typ dokumentu, který bude podepisován elektronickým podpisem zmocněnce např. žádost o podporu, informace o pokroku v realizaci projektu. Úlohy projektu musí být v souladu s vyplněným formulářem.
Po vyplnění záznamu plné moci je nutné na záložce „Přístup k projektu“ přidělit zmocněnci roli signatáře. Zmocniteli je možné tuto roli ponechat nebo přidělit např. roli čtenáře.
Podepsanou plnou moc nelze již editovat!
Autorizovaná konverze znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby nebo naopak.
Autorizovanou konverzi na žádost provádějí všechna kontaktní místa veřejné správy – Czech POINT.
Konverze z listinné do elektronické podoby - zákazník přinese listinu, kterou chce konvertovat, zvolí formu výstupu – CD/DVD nebo možnost zaslání do tzv. Úschovny, tedy do úložiště konvertovaných dokumentů, kde si jej nejpozději do 3 dnů vyzvedne. Úhrada nosiče CD/DVD je provedena v rámci úhrady poplatku za konverzi.
Výstupem konverze bude dokument v elektronické podobě ve formátu PDF verze 1.7 a vyšší.
V případě využití Úschovny, vygeneruje pracovník CzechPointu zákazníkovi jedinečný identifikátor, na kterém bude odkaz na Úschovnu a potřebná pořadová čísla pro vyzvednutí konvertovaného dokumentu.
Systém neumožňuje elektronicky podepsanou plnou moc editovat ani smazat záznam. V případě nutnosti záznam upravit je jedinou možností funkce „Odvolání plné moci“
V rámci odvolání plné moci systém požaduje znovu vložení dokumentu plné moci, vybrání úloh projektu a znovu elektronické podepsání.
Následně je možné udělat zcela nový záznam plné moci. Není ale možné vložit stejnou elektronickou verzi dokumentu jako tu, kterou odvoláváme, protože v systému nelze rozpoznat, ke které vložené plné moci se odvolání vztahuje.

Žádost o podporu

V rámci programů a jednotlivých výzev se mohou některé záložky a požadavky na vyplnění dat lišit, protože i projekty mohou být velmi odlišné. Většina údajů je ale společná a musí je vyplnit každý žadatel.
Při vyplňování žádosti je dobré postupovat jednotlivými záložkami v menu vlevo, na základě vyplněných údajů se některé záložky stanou aktivními.
Správce projektu bude moci vytvářet kopie žádostí o podporu, ke kterým má přístup, a tyto kopie použít při založení nové žádosti o podporu.
Vlastník bude moci do 1 měsíce požádat o obnovení této žádosti, jinak bude definitivně smazána.
Do okamžiku finalizace/podání je žádost dostupná k editaci.
Proces finalizace je možné zvrátit při zamítnutí žádosti o podporu signatářem, podání žádosti o podporu na řídicí orgán zvrátit nelze.
Finalizovanou žádost o podporu podepisují signatáři svým elektronickým podpisem po té, co dostanou oznámení, že jim je zpřístupněn dokument žádosti a podporu ke schválení a podpisu.
Po té, co bude realizováno hodnocení, se objeví záložka Hodnocení

Žádost o podporu – umístění

Po kliknutí na tlačítko „Obec“ se žadateli objeví seznam všech obcí, v rámci kterých mohou mít žadatelé místo realizace projektu. Z tohoto seznamu si vyberou konkrétní obec a stisknutím šipky přidají požadovanou adresu do místa realizace. V případě více míst realizace projektu se toto opakuje. Totéž se provede i u „Dopadu projektu“. Uložení se provede proklikem na tlačítko „Uložit a zpět“.

Žádost o podporu – subjekty projektu

Ze seznamu vybere „Typ plátce DPH“; v případě, že je žadatel zahrnut do definice jednoho podniku dle Aplikačního výkladu MSP, který je k dispozici na webových stránkách agentury CzechInvest (http://www.czechinvest.org/data/files/aplikacni-vyklad-msp-4753.pdf) zatrhne příslušné políčko.
Dále je nutné vyplnit „Počet zaměstnanců, Roční obrat (EUR) a Bilanční sumu roční rozvahy (EUR)“ za celou skupinu, opět dle Aplikačního výkladu MSP, ve kterém rovněž naleznete i způsob stanovení kurzu EUR x Kč; tyto údaje jsou rozhodné pro stanovení velikosti podniku. Tato tři pole budou relevantní jen pro vybrané výzvy.
Lze využít funkce „Kopie do profilu“ a jednoduše kopírovat informace o příslušném subjektu pro každou další žádost bez nutnosti znovu vkládat data.

Žádost o podporu – adresy subjektu

Sídlo žadatele je již automaticky vyplněno na základě validace IČ v záložce Subjekty projektu, pokud si přejete dostávat případnou korespondenci jinam než na sídlo statutárního orgánu, klikněte na „Nový záznam“ a vyplňte příslušnou adresu.
Nejdříve se u „Typu adresy“ označí „Adresa místa realizace“ a její výběr se potvrdí „šipkou směřující doprava“. Následně se klikne na tlačítko „Nový záznam“ a vyplní se „Obec a PSČ“, prostřednictvím seznamu, a to až do úrovně čísla popisného/orientačního“.
Bude-li místo realizace projektu realizováno v novém objektu, který se připravuje a nemá doposud přidělené konkrétní číslo popisné/orientační, pak se tato záložka nevyplňuje. Je však nutné o tom informovat prostřednictvím dokumentu vloženého do Příloh předběžné žádosti!

Žádost o podporu – přehled zdrojů financování

Pokud funkce „Rozpad financí“ nefunguje, může být příčinou zaškrtnuté pole „Veřejná podpora“ na záložce „Projekt“ – problém např. u OPPIK – Potenciál.
V takovém případě je nutné pole „Veřejná podpora“ nejprve odškrtnout, udělat „Rozpad financí“ a následně pole „Veřejná podpora“ znovu zaškrtnout.
U jiných programů je naopak nejdříve nutné zaškrtnout pole "Veřejná podpora", následně udělat "Rozpad financí" a poté zrušit zaškrnutí pole "Veřejná podpora"Žádost o podporu – Čestná prohlášení
Předběžnou žádost není možné podat, dokud na záložce „Čestná prohlášení“ žadatel neodsouhlasí všechna uvedená čestná prohlášení. Odsouhlasení se provede po výběru čestného prohlášení a zatrhnutím checkboxu „Souhlasím s čestným prohlášením“.

V současné chvíli obsahují Čestná prohlášení nedostatečné nebo chybné údaje. I přes tuto chybu žadatelé svou předběžnou žádost mohou odeslat. Čestná prohlášení se správnou textací žadatel obdrží k podpisu dodatečně.

Žádost o podporu – přiložené dokumenty

Ostatní dokumenty, které jsou na této záložce definovány, nejsou povinnou přílohou a není nutné je vyplňovat, popř. je možné je přímo smazat. Smazání provedete tak, že v horní části obrazovky označíte požadovaný typ ke smazání a kliknete na tlačítko „Smazat záznam“.
V případě, že budete do přiložených dokumentů vkládat další přílohy, jako např. plnou moc, postupujete stejným způsobem přes pole „Nový záznam“.

Finalizace, kontrola a podání předběžné žádosti

Kontrola nemusí odhalit všechny chyby v žádosti! - např. nevložení požadovaných dokumentů, nevyplnění platnosti plné moci.

Funkce „kopírovat“

Při použití funkce „kopírovat“, která by měla zkopírovat celou žádost se může stát, že se některé části nezkopírují – vložené přílohy, nastavené přístupy a plná moc. Může se také stát, že se ve zkopírované žádosti vůbec nezobrazí některé záložky– např. záložka „Rozpočet základní“. V tomto případě doporučujeme smazat údaje o subjektu projektu a vyplnit je znovu včetně validace.

CBA – Ekonomická analýza

Ekonomická analýza vychází ze zpracované finanční analýzy, ale navíc jsou v ní při výpočtu kriteriálních ukazatelů zohledněny socio-ekonomické dopady.
Vymezení a ocenění socio-ekonomických dopadů bylo zpracováno centrálně pro každý operační program a je dostupné v číselníku socio-ekonomických dopadů.
Socio-ekonomické dopady mají vazbu na specifické cíle programu, proto je nutné nejprve vybrat specifický cíl (daného programu/výzvy). Je možné vybrat více specifických cílů.

CBA – Finanční mezera

Projekty, které vytvářejí příjem ve smyslu definice čl. 61, vyžadují minimálně část CBA, a to finanční analýzu v případě, že je zvolen výpočet metodou finanční mezery.
Uživatel zpracovává finanční analýzu u projektů spadající pod čl. 61 při aplikaci finanční mezery povinně v modulu CBA MS2014+, pokud příslušné metodické dokumenty nepřipouští jinou možnost.
Na tuto obrazovku se automaticky doplní celkové investiční výdaje, způsobilé výdaje, diskontované provozní náklady, diskontované příjmy a diskontovaná zůstatková hodnota, které byly zadány v části FA.

Nevýhody

Aplikace se nepřizpůsobuje velikosti a rozlišené monitoru.
Jednotlivá okna nelze dát na dva různé monitory.
V aplikaci není úplně zřejmé, které záložky se vyplňují v předběžné a které až v plné žádosti o podporu.
Aplikace je společná pro žadatele, hodnotitele a nositele strategie, což působí poněkud zmatečně.
Nápovědy u jednotlivých záložek žádosti jsou strohé, obsahují nedostatečné informace.
Některé otázky jsou nesmyslné, případně se opakují
Systém nabízí neočekávatelné situace a nabízí nelogické instrukce, řešení problémů někdy neexistuje, a žádost je třeba opět založit
Nestabilita, uživatelská nevstřícnost, odtažitost od reálných potřeb
Helpdesk pouze emailem: ms14.help.tech@mmr.cz
Žadatel musí dávat také velký pozor na neustálé aktualizace příloh a čestných prohlášení, které se v systému u většiny programů postupně doplňují.